Opvolging aanbevelingen accountant

Wij hebben begrepen dat u voornemens bent om naar een nieuwe financiële applicatie over te gaan met ingang van 2024. Wij adviseren u om een purchase to pay proces (conform observatie) in het bestek op te nemen en met uw nieuwe leverancier te bespreken zodat dit tijdig en juist ingericht is.

Onderhanden

De implementatie van de nieuwe financiële applicatie verloopt volgens planning.
Livegang per 1-1-2025 gaat naar verwachting gehaald worden.

Wij adviseren u om als onderdeel van het herzien van het inkoopproces een gestructureerd proces voor het opstellen, gebruiken en monitoren van (af)lopende inkoopbehoeften in te richten en dit vast te leggen in een aanbestedingskalender. Overigens biedt een goede aanbestedingskalender ook kansen door bijvoorbeeld inkoopvoordelen te behalen of samen met andere partijen in te kopen.

Onderhanden

Inmiddels is de aanbestedingskalender nagenoeg compleet. De aanbestedingskalender wordt komende periode gepubliceerd en daarna periodiek geüpdatet.

Wij adviseren de gemeente om als onderdeel van de Planning & Control cyclus zelf periodiek een interne rechtmatigheidscontrole uit te voeren op de aanbestedingen. In december 2022 en januari 2023 hebben wij hiervoor gesprekken gevoerd en afspraken gemaakt met uw interne controleurs. Wij verwachten dat deze gesprekken en afspraken een bijdrage gaan leveren aan het controlerend vermogen van uw gemeente, en dan met name ten behoeve van het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording 2023.

Onderhanden

De spendanalyse ten behoeve van de controle op Europese aanbestedingen is over boekjaar 2023 afgerond.

Gelet op de verantwoordingsvereisten voor wettelijke controles (waaronder gemeenten) en het aankomend rechtmatigheidsoordeel vragen wij uw aandacht voor het uitvoeren van een frauderisicoanalyse inclusief het definiëren en periodiek testen van beheersmaatregelen. Wij bevelen u aan om een schriftelijke frauderisicoanalyse inclusief beheersmaatregelen op te stellen en voor te leggen aan de gemeenteraad. Deze analyse dient jaarlijks herzien te worden en de beheersmaatregelen dienen zichtbaar uitgevoerd te worden.

Onderhanden

De frauderisico notitie wordt in mei 2024 in het college vastgesteld. Er wordt gestart met het registreren van de risico's en maatregelen die worden genomen per proces [opzet].

Wij bevelen de gemeente aan om periodieke afstemming zichtbaar vast te leggen in Join.

Onderhanden

Het aanpassen van het subsidiebeleid is nog niet gereed.
Vooruitlopend op het aan te passen subsidiebeleid, is dit onderwerp onder de aandacht gebracht bij de betreffende adviseurs. Hiaten zijn nog steeds aanwezig. De noodzaak is benadrukt binnen het CMT/directie.

Wij adviseren de ASV van de gemeente Almelo te herzien en alle ervaringen welke er sinds die tijd zijn opgedaan mee te nemen.

Nieuw

Dit is inmiddels intern opgepakt binnen bedrijfsvoering onder projectbegeleiding. De raad wordt op de hoogte gehouden van de voortgang.

Wij bevelen aan om plannen te maken voor het opzetten van een beleid op de prestatielevering van inkopen middels data-analyse. Gebruik deze risicoanalyse vervolgens voor de onderbouwing en het opzetten van een vastgesteld beleid omtrent de omgang en diepgang van prestatielevering in de eerst lijn van de inkoopfactuurverwerking binnen Donau. Daarnaast bevelen wij aan om in het nieuwe digitale factuurverwerkingssysteem die per
1 januari 2025 live gaat, het uploaden van documentatie omtrent prestatielevering te vereisen per individuele transactie.

Nieuw

Om dit te adresseren, zijn we van plan om een gedegen beleid op te zetten voor prestatielevering bij inkopen, waarbij we gebruik zullen maken van data-analyse om risico's te identificeren en te beheren. Dit beleid zal de nodige diepgang en specificiteit bieden, afhankelijk van de omvang en aard van de transacties.

Bovendien erkennen we het belang van digitalisering in het verbeteren van ons inkoopproces en de bijbehorende controlemechanismen. Daarom zullen we in ons nieuwe financieel systeem, dat vanaf 1 januari 2025 operationeel zal zijn, het uploaden van documentatie omtrent prestatielevering per individuele transactie overwegen, afhankelijk van het hiervoor genoemde op te stellen beleid.